Обща информация

Библиотеката днес е съвременна институция, която трябва, като модерна организация, да полага целенасочени грижи за професионалното израстване и развитие на персонала. Само такъв подход е в състояние да осигури качеството на човешките ресурси, необходими за успешната технологична и организационна трансформация, през която преминава  библиотечната институция в информационното общество. Управлението на човешките ресурси се превръща в част и от модерния библиотечен мениджмънт. За постигането на стратегическите цели на библиотеката трябва да се постави на професионална основа и, при възможност, да се извършва от специалистите в тази област управлението, планирането и развитието на човешкия капитал в библиотеките – библиотечния персонал.
С оглед на горепосочените аргументи, всяка съвременна библиотека има нужда от пакет документи, изработени съгласно тенденциите в тази специализирана област на науката и практиката, на основата и съобразно нормативните документи, които регламентират управлението и развитието на човешките ресурси в държавата. Вече от няколко големи библиотеки в страната се поставя въпросът за правила при организирането и провеждането на процедура по атестация на служителите в българските библиотеки, в които да залегнат специфичните за библиотечната работна среда критерии за оценяване на служителите.
Българската библиотечно-информационна асоциация декларира в своите задачи и цели, че работи за подпомагането на библиотечната общност в решаването на професионални проблеми и повишаването на статута на пофесията в обществото. За решаването на възникналата нужда от експертно-консултантска услуга по отношение на оценяването на трудовото представяне на библиотечния персонал, по инициатива на ББИА, беше сформирана работна група. Тази форма на обсъждане и подготовка на консултацията се наложи от сложността на проблема, предизвикан от различната ведомствена подчиненост и спецификата на отделните видове библиотеки. По същата причина в работната група бяха поканени зам.-директорът на НБКМ – създал пилотен проект за оценка на служителите; трима директори на регионални библиотеки, един директор на общинска библиотека и зам.-директор на университетска библиотека. В групата участват двама служители на офиса на ББИА. На свое събиране, състояло се през месец юли 2012 г., и в неколкократно проведен обмен на мнения по електронната поща, членовете на групата постигнаха съгласие относно характера на препоръките за провеждането на атестация на библиотечния персонал, които да предложат на колегията.
Целите на тази препоръка, в отговор на неколкократно зададено искане за консултация по проблема, са:

• Да се постигне сближаване на принципите и критериите за оценка на библиотечния персонал във всички видове български библиотеки;
• Да се улеснят ръководителите на библиотеките при оценка на специфичните библиотечни дейности;
• Да се направи опит за стандартизиране, поставяне в обща рамка на цялостната процедура, както и да се изработи единен подход в определяне на критериите за оценка с цел възможност за съпоставка и сравнимост на резултатите;
• Да се създадат базови условия за наблюдение с цел анализ и проучване на движението на персонала в библиотеките и мултиплициране на ефекта от разработката на тази документация в самите библиотеки;
• Да се покажат аргументирано пред съответните управленски структури (местна власт, университетско ръководство, училищно ръководство и др.п.) характера, сложността и значението на труда на библиотечните специалисти;
• Получените резултати, постигнати на обща, обоснована и професионално структурирана база и основания да се използват за постигане на повишаване на финансирането за издръжка на библиотеките и заплащането на библиотечния персонал;
• Да се постигне нарастване на възможностите за реално стимулиране, поощрения за успешно и високо оценено трудово представяне, осигуряване на условия за професионално и кариерно развитие. При необходимост, за аргументиране на  наказания, санкциониране и отпадане от състава на персонала на немотивирани служители, недопринасящи с нищо за изпълнението на поставените пред звеното и цялата организация задачи, отговорности и стратегически цели.

В този пакет от документи следва да се регламентират условията и редът за оценяването на трудовото представяне (атестацията) на библиотечните служители, съобразно заеманите от тях длъжности, с оглед на изпълнението на задачите в рамките на структурата, в която работи служителят, и според личните му заслуги за постигането на целите на организацията:

1. Да се дефинира какво уреждат документите, кого засягат правилата и изложените регламенти.
2. Да се изредят основните цели на оценяването:

• Установяване на равнището на професионална квалификация и компетентност на служителите, съгласно изискванията на длъжностната характеристика за съответното работно място.
• Оценяване приноса на отделния служител – в звеното и като цяло за организацията, съобразно индивидуалните годишни планове.
• Подобряване на подбора и преразпределението на служителите, съобразно изискванията на длъжностните характеристики, планираните ресурси, нужни на организацията за осъществяване на нейните цели.
• Определяне на нуждите от развитие на всеки служител и подобряване на неговите компетентности.
• Справедливо определяне на възнагражденията спрямо постиженията на всеки отделен служител.
• Създаване на условия за ефективно управление на различните нива за постигане на целите на отделните структури и организацията като цяло.
• Подобряване на работната среда и работните взаимоотношения, вкл. между ръководители и подчинени, както и на работата в екип.
• Създаване на условия за реализиране на справедливи и прозрачни процедури за професионално и кариерно развитие.
• Освобождаване от длъжност при неудовлетворителна оценка на извършваната дейност.

Обосновка на препоръките

В Националната библиотека „Св. св. Кирил и Методий“ се изпълнява пилотен проект по Правилата за атестиране на служителите/работниците в библиотеката. Националната библиотека е най-голямата в страната. Документацията по проекта е изработена в съответствие с действащата нормативна база на страната. Националната библиотека изпълнява най-голям набор от функции, носи най-много и най-разнообразни отговорности, има най-голям по численост състав, организиран в най-сложната и разгърната библиотечна структура. Поради посочените факти, библиотеката се явява като подходящ образец, който може да се ползва за модел в изграждането на правилата за атестиране на всяка друга библиотека. Важни са принципните решения относно показателите за оценяване, които могат да се внедрят във всяка библиотека, независимо от нейната големина и вид. Общите части на документа следва да бъдат формулирани на основата и с помощта на указанията в Наръчника по управление на човешките ресурси (очаква се новото издание да бъде публикувано през 2013 г.) Ако библиотеките възприемат като водещ модел правилата за атестиране на Националната библиотека, то това би било стъпка към поставянето на тази процедура на обща принципна основа и към стандартизиране на изискванията към библиотечните специалисти. Постигането на подобно съгласие ще отвори възможност към реализирането на много важно условие за мултиплициране на ефекта от разработката на тази документация, споменато в целите. Създаването на общи принципи и еднозначност в критериите за оценяване е пътят към изграждане на професионални стандарти за нивата на трудовото представяне на библиотекарите, потенциална възможност за подобряването на информацията, адекватното разпределение, състоянието и движението на кадрите в библиотечния сектор.

------------------------------------------------------------------------

Конкретни препоръки

Документът, чрез който се регламентира процедурата за атестиране на служителите, е част от вътрешните нормативни документи на всяка конкретна библиотека.

Структура на документа

• Общи положения:
  • Изяснява се целта на настоящия документ (Правила, Правилник, ...)
  • Кой подлежи на атестация
  • Цел на атестирането
• Какво се оценява – трудовото представяне на служителя (за определения фиксиран период на атестация), което е съвкупност от професионалната му подготовка, личностните качества, които имат отношение към професионалните задължения, мотивацията и отношението към организацията. (Вж критериите за оценяване.)
• Уточнява се периодът на атестиране:
  • Препоръчва се атестирането да се извършва за период от една година.
   Така процедурата може да се обвърже с годишния план на библиотеката, съответно годишните индивидуални планове и задачи на служителите.
  • Отбелязват се и се обясняват възможните изключения за новопостъпили, преназначени служители и за такива, които по някакви причини не са изпълнявали трудовите си задължения през целия период, за който се провежда поредната атестация.
  • Описва се как се постъпва при всяка група от случаите, станали по една и съща причина.
• Кой извършва атестирането: зависи от вида на библиотеките (кой кого да атестира):
  • Уточняват се административните стъпки и действия за провеждане на атестацията (напр. заповед на директора или ръководителя на организацията, в чиято структура се намира библиотеката)
  • Посочва се ясно кой кого оценява в зависимост от йерархичната структура на библиотеката – направления, звена, отдели и т.н. За библиотеките, които са в структурата на други институции и организации в атестацията участват представители на организацията, определени от ръководителя на организацията. Комисията за атестацията се включва в заповедта.
  • Оценката се дава от прекия ръководител.
• Наблюдението и контрола на процеса се извършва от по-висшестоящия ръководител.
• Комисията по разглеждане на възраженията включва: ръководител от по-високо ниво; специалист в областта на УЧР (ако библиотеката или организацията имат такъв или по-голямата организация); представител на синдикалното ръководство.
• Етапи на атестирането:
  • В зависимост от вида, големината и структурата на библиотеката броят на етапите може да бъде различен. Принципите, които следва да се имат предвид при определянето им са:
    • максимална яснота на процедурата за служителите;
    • създаване на условия за максимално обективно оценяване, с приоритет на професионализма и интересите на организацията;
    • оптимално благоприятна и добронамерена атмосфера;
    • колегиалност и разбиране в диалога между двете страни.
  • Изготвя се предварително график на атестационната процедура, който се свежда до знанието на целия персонал. В него по дати и срокове се уточняват всички стъпки на подготовката, междинните интервюта и срещи между оценяващи и оценявани, провеждането, оповестяването на резултатите, обсъждането и обжалването на оценката.
• Основания за оценяване на служителите:
  • Длъжностна характеристика
  • Годишен индивидуален работен план – утвърждава се от ръководството на библиотеката или организацията, с ясна периодичност и срокове
  • Годишен индивидуален работен отчет – утвърждава се от ръководството на библиотеката или организацията
• Групи от критерии:
  • Количествени показатели на изпълнението – какъв е обемът на извършената работа;
  • Качествени показатели на изпълнението – какво е нивото на изпълнение на задачите, прецизност и съответствие на професионалните стандарти и изисквания;
  • Професионални компетентности – инициативност, творчески подход, талант и знания, които му дават сигурност в предлагането и реализирането на нови идеи, смелост за рискови начинания, отстояване и доказване на правотата си; 
  • Способности и качества на личността – адаптивност, екипност, организационни способности, умения за работа с хора;
  • Професионално-техническа компетентност.
• Примерни схеми:
  • показатели за оценяване – според посочените групи от критерии;
  • нива на оценяване – във всяка група от критерии се въвеждат нива на оценяване: високо, средно и ниско (всяко от тях е детайлно разписано – в какъв случай се дава оценка за съответното ниво)
  • брой точки за всяко ниво;
  • формиране на обща оценка;
  • общи резултати от атестацията.

Връзка на атестационния процес с други документи на библиотеката:

1. Стратегически план на библиотеката.
2. Годишен план на библиотеката (приоритети за годината на атестиране).
3. Годишен индивидуален план на служителя. Задачите на всеки служител във връзка с изпълнението на  приоритетите, определени в Годишния план на библиотеката.
4. Годишен индивидуален отчет на служителя.
5. Длъжностна характеристика.
6. Документация от проведени междинни срещи между оценяващия (извършващия атестирането) и атестирания служител в периода, за който се извършва оценката на трудовото представяне.