4. Основна информация за маркера на записа и за полетата от данни

4.1 Повтаряне на полета и подполета

Полетата и подполетата в записа могат да бъдат повтаряни съгласно указанията, посочени в частите “Приложение” от структурата на описанието на всяко поле и някои от подполетата. Полетата за връзка, които се въвеждат, имат същата повтаряемост в полето, каквато имат в записа.

За всяко поле трябва да се вземе решение дали при повторение на данните това ще става с повтаряне на цялото поле или на подполе в неповтарящо се поле. Тези решения трябва да се спазват последователно, за да се осигури съвместимост между базите данни, за конвертирането на които се използва UNIMARC. Определянето на полетата като задължителни е сведено до минимум, тъй като в много случаи дали полетата могат действително да бъдат представени в запис във формат UNIMARC зависи от практиката на агенцията, която изготвя основния запис.

4.2 Последователност на полетата

При подреждането на полетата в записа не се спазва определена последователност. Компонентите в директорията, които съответстват на определени полета, не съвпадат задължително с физическата последователност на полетата.

4.3Последователност на подполетата

В стойностите на идентификаторите за подполета няма определен специален ред. В известни случаи са направени препоръки, които се отнасят до местоположението на отделни подполета. В полетата, които съответстват на елементите на ISBD, данните се представят в реда, определен в ISBD и това определя и подреждането на подполетата.

Цифровите подполета, предхождат или следват частта, към която се отнасят, съобразно следните правила.

Подполетата $0, $3, $6, $7 предхождат всички други подполета. $2, $4, $5 следват всички други подполета. Всяка от тези групи е във възходящ цифров ред.

Цифровите подполета са следните:

$0 Контролен номер (вж блок 4--)
$1 Данни за връзка (вж блок 4--)
$2 Код на системата
$3 Номер на контролния запис
$4 Код за вида на интелектуалната отговорност
$5 Институция, за която се отнася информацията в полето
$6 Данни за връзка между полетата (вж Част 3)
$7 Азбука/шрифт на полето (вж Част 3)
$8 Недефинирано
$9 Запазено за локално използване

Примери:

605##$aBible$xCommentaries$2lc
71002$3n##801234567b$aPittsburgh Research Center
702#1$aIrvine$bThomas Francis$4440
012 ##$adete nkck vess lodo 3 Anno Domini MDCXXVI 3$5UkCU
600 #0$601$aPlato [and] 600 #0$601$7ga$a[Името на Платон изписано с гръцка азбука]

4.4 Символи

В полетата за текстови данни на UNIMARC е разрешен всеки символ, който съответства на графичен символ, когато данните са текстови. В кодираните подполета на UNIMARC и в позициите на индикаторите се допускат символи, които са определени в съответното поле/подполе.

4.5 Символи за използване в случаите на двусмисленост.

Запълващият символ е предназначен за използване в случаите, когато не е възможно да се присвои точна стойност на някой елемент от кодираните данни за библиографската единица. Това най-често се случва, когато в изходния формат съответстваща стойност изобщо няма. Запълващият символ е графичен знак от ISO 646: "|" (вертикална линия), позиция 7/12 в 7-битова кодова таблица.

Запълващият символ не се използва в маркера на записа, в директорията, в етикета или в текстовите данни. Той не се използва вместо задължителен елемент от кодирани данни, идентификатор за подполе, пунктуационни или други специфични знаци, както и вместо всички кодове в незадължително кодирано поле, когато полето не се използва.

Запълващ символ в кодирани данни

Запълващият символ се използва, когато агенцията изобщо не посочва определен вид стойности, напр. поле 100 (Общи данни, свързани с обработката) позиции на символи 17-l9 (Кодове за читателско предназначение), където агенцията не използва код за читателско предназначение.

Това използване на запълващия символ се отличава значително от използването на други общи кодове като #, u, v, x, y, z в някои области. По долу е описана най-честата употреба на тези кодове:

# (диез) няма стойност. Използва се в полета с фиксирана дължина, където има по-малко стойности, отколкото са предвидените за тях символи, напр. поле 105 (Поле за кодирани данни: книги и други монографични печатни текстови материали) позиции на символи 4-7 (вид на съдържанието). Когато от предвидените възможности за библиографската единица, подхожда само една - "i" (издание със статистическа информация), позициите на символите ще бъдат "i###".

U неизвестно. Използва се, когато каталогизаторът не е успял да установи данните, но е възможно кодът да бъде определен, когато те станат известни.

v комбинация. Използва се, когато в библиографската единица има комбинация от отделни кодирани характеристики.

x неподходящо. Характеристиката не е подходяща за вида на материала, който се представя напр., в поле 115 (Кодове за видеоматериали, видеозаписи и филми) позиция на символ 9 (техника на видеозапис, на филм), когато библиографската единица представлява комплект от диапозитиви.

y не е налично. Използва се, когато във формата не е предвидена кодирана характеристика за конкретната библиографска единица напр. поле 100 (Общи данни, свързани с обработката) позиция на символ 20 (Вид на официалното издание).

z други. Използва се, когато кодовете са предвидени и характеристиките на библиографската единица са известни, но никой от определените кодове не е подходящ (напр. вж поле 105, позиция на символ 11, и поле 110, позиция на символ 1). Този код се използва понякога и вместо "неизвестно" когато кодът "u" не е в списъка за тази категория или е използван за специфичен вид.

Запълващ символ в индикаторите

За индикаторите, запълващият символ се използва също в случаите, когато агенцията изобщо не посочва стойност за определен вид информация, напр. Поле 710 (Наименование на колективен орган) индикатор 1 (индикатор за конференция). Той се използва и в случаи, аналогични на кодовете u, v, или z, т.е. неизвестно, комбинация или други. Запълващият символ се използва и когато UNIMARC предвижда специфичен индикатор, за който в изходния формат няма подходяща стойност.

4.6 Контролни функции за изключване на символи при сортиране

Символите от данните, които не се вземат предвид при сортирането, могат да бъдат определени като по отношение на него се използват контролните функции, предвидени в Набора от символи за библиографски контрол (ISO 6630). NSB (Начало на невключените в сортирането символи) се вписва в данните непосредствено преди символите без стойност за сортиране, а NSE (край на невключените в сортирането символи) веднага след тях.

4.7 Форма и съдържание на данните

UNIMARC е преди всичко формат за обмен и предназначението му е да подпомага пренасянето на данните, създадени от агенции и системи, които използват различни формати. Тъй като тези данни могат първоночално да бъдат създадени според препоръките на различни правила за каталогизация, не винаги е възможно да се опише точно формата на данните в запис във формат UNIMARC или да се изброят елементите на данните, които трябва да бъдат представени в запис в UNIMARC. И все пак, поради своята природа библиографските записи, направени от различни агенции, имат много общо помежду си, има голям брой области, в които практиките са подобни. Такава област е описателната част на записа, за която е разработен ISBD. UNIMARC препоръчва описателните елементи на записа да бъдат формулирани според препоръките в ISBD. Подробно за съответните ISBD вж Приложение М.

Тъй като ISBD се отнася до представянето на данни в запис, предназначен за четене от ползвател на каталог или библиография, няма препоръки за конвенциите, които трябва да се следват за запис в машинночетима форма, от който може да се възпроизведе видимият каталожен запис във формат ISBD. Това ръководство препоръчва някои практически решения, за да подпомогне ползвателите на формата при вземането на решения в тези области и да установи колкото е възможно по-голяма съвместимост между записите, прехвърляни в UNIMARC от различните агенции. Повече информация за специфични решения, свързани се ISBD, могат да бъдат намерени в 2--Блок за описателна информация и в отделни негови полета. В другите области, където няма разработена стандартна практика, ръководството препоръчва най-общо да се интерпретира съществуващата практика. Примерите, използвани в ръководството, са основани на предлаганите в него определения и практика, но те са препоръчителни и в никакъв случай не са изчерпателни.

В някои правила за каталогизация данните, отнасящи се до няколко отделни допечатки или издания на едно заглавие могат да бъдат представени в един и същ запис. В UNIMARC това може да бъде предадено по различни начини включително с използване на поле за забележки, повтаряне на поле 010 ISBN или поле 011 ISSN и забележка в подполето, в което се дават сведения, отнасящи се до издаването, разпространението и т.н. или чрез ползване на полетата на 4 -- Блок за връзки между записите.

При описаните по-горе различия в каталожната практика е препоръчително при обмен съпроводителната документация да обяснява тези варианти. За подробности вж Приложение К.

4.8 Пунктуация

В интерес на съвместимостта между базите данни, за конвертирането на които се използва UNIMARC, в ръководството са направени някои указания, отнасящи се до пунктуацията. Препоръчва се, с малки изключения, препинателните знаци в ISBD да се пропускат в началото и в края на подполетата, тъй като те могат да се поставят автоматично въз основа на кодовете за подполетата. Затова в спецификациите на полето са включени конкретни указания.

Пунктуацията в останалите части на записа се предава според практиката на агенцията, изготвяща записа. Всяка агенция трябва да въвежда последователно подобна пунктуация, така че източникът на записа да насочва ползвателя каква обработка е необходима, за да се осигури всеки необходим препинателен знак. Много агенции не поставят препинателни знаци в началото и в края на подполетата от полетата за информационно търсене в машинночетимите си записи (напр., в 7--БЛОК ЗА ИНТЕЛЕКТУАЛНА ОТГОВОРНОСТ), тъй като в тези полета, както и в полетата, съответстващи на ISBD тези знаци могат да се добавят при отпечатването на записа.

4.9 Национално и локално приложение

Всички полета с етикети, съдържащи 9, напр. 9--, -9-, --9 са запазени за национално и локално приложение. Постоянният комитет за UNIMARC не дава определения за тях и не дефинира стойностите на индикатори и подполета. Това се отнася и за стойността на индикатор 9 и на подполе $9.