Автор: Орлин Илиев
Рубрика: Актуални изследвания
Публикувана: бр. 3, юни 2023

Тази статия е фокусирана върху представянето на „новите хоризонти“, пред които българските архиви са поставени от електронно архивиране (е-Архивиране). Изследването обхваща основно електронни документи (е-документи) и електронни услуги (е-услуги) към тях, разкриващи специфични взаимовръзки между архивите и цялата държавна администрация. Научно-изследователското поле е насочено конкретно към разкриване на специфични детайли от технологичния модел за е-Архивиране, част от рамката на електронното управление (е-Управление), модел който Държавна агенция „Архиви“ (ДАА) предстои да внедри в Република България. Представени са релевантни примери от дейности по събиране, опазване и осигуряване на достъп до културно-историческо наследство, както и други архивни процеси и методически принципи. Изследователската ми теза е подкрепена с примери от други европейски или национални архиви. Акцентът попада върху реализирането на тези отговорности чрез Система за е-Архивиране на ценни е-документи (СЕА) на българските архиви. Хронологическият обхват на статията обхваща периода от 2001 г. до днес.
Документът възниква в античния свят със създаването на централизираната форма на управление. Той е съставна част от самото ѝ управление като още от древността е израз на управленска воля за взимане на решение и постигане на цел. Днес правният мир го определя като материален обект (в гражданското процесуално право дори сведен до вещ), върху който с писмени знаци е материализирано изявление, свидетелстващо за определени факти. Правната сигурност по отношение на възникването на правни последици – права и задължения, обуславя наличието на сигурни инструменти за тяхната размяна, удостоверяване и съхраняване. Тези инструменти в съвременния свят са документите. С развитието на технологиите се поставя въпросът имат ли правно значение извършените изявления в електронна форма и как да се докаже тяхното авторство. Българският законодател дефинира всички тези норми в Закона за електронния документ и електронния подпис (ЗЕДЕП). Той урежда статута на е-документ и на електронния подпис (е-подпис), предоставяйки легално определение за е-документ – електронно изявление, записано върху магнитен, оптичен или друг носител по начин, който дава възможност да бъде възпроизвеждано. За да се обезпечи сигурността относно доказване на авторството върху документите, правото придава важно значение върху наличието на саморъчния подпис, което да е белег и за авторството му. Отбелязвам тези факти, защото и до днес съществуването на е-документи се поставя под съмнение, но в правния мир те битуват от повече от две десетилетия.
В същата времева рамка държавна политика в областта на подбора, комплектуването, регистрирането, обработването, опазването, съхраняването и използването на документите от Националния архивен фонд (НАФ) се провежда от ДАА. Документите от НАФ са едни от най-ценните в държавата, защото отразяват материалния и духовен живот на обществото. Българските държавни архиви, редом с библиотеките, музеите и читалищата, са сред основните „хранилища“ на тази памет. Фокусът ни тук е върху е-документи, които са обект на архивен интерес през последните десет години, особено когато законът е категоричен, че не прави изключение от времето, носителя и начина им на създаване. Технологичният скок и търсенето на лесни и бързи решения от страна на държавата за намаляване на административните си разходи, доведе до условието за преминаване към електронен документооборот. Това наложи на българските архиви да усъвършенстват и методическата си рамка. През 2013 г. се публикува отделен свитък (VI) към Методическия кодекс на ДАА с общи принципи, основни правила и методически указания за работа с е-документи. Разписаните архивни принципи и модели за е-Архивиране на ценни електронни документи търсят и до днес реализация. Вероятно, защото изискват прекомерно модернизиране и/или трансформиране на политики, правила и процеси, както в държавните и общинските институции, така и в самите архиви. Първите стъпки в тази посока са поставени с проектно предложение (2021 – 2023) от страна на ДАА за създаването на сигурен и високо технологичен модел. Това не е много лесна задача, тъй като се изисква дълъг период от време, за да осъзнаем как нашите собствени концепции работят...

Цялата статия можете да прочете, 
ако се абонирате за печатното или електронното издание на списание ББИА онлайн!